무의미한 회의시간이 되지않는 몇가지 조건

외과의사, 전 특수부대, NBA 코치 : 최고의 인재들이 비즈니스 미팅을 더 잘 만들 계획을 세울 수 있을까?

학술 연구에 따르면, 최악이다. 컨설팅 회사인 Lucid Meetings에 따르면, 매일 3,600만에서 5,600만 명이 미국 직장에서만 일어난다고 한다. 그들은 하루를 방해하고 귀중한 깊은 일을 방해한다. 그들은 시간, 사기, 그리고 돈을 낭비한다. 2017년 하버드 비즈니스 리뷰 기사에서 하버드대와 보스턴대의 조직 연구원 3명이 고통스러운 직원 모임 중 방해물로 연필로 다리를 조용히 긁적거리던 임원을 인터뷰했다.

"나는 솔직히 대부분의 만남이 인간의 영혼에 대한 전면적인 공격이라고 생각한다"고 미국 워싱턴주의 타코마에 기반을 둔 연구 및 디자인 컨설팅 회사인 Sacred Design Lab의 수 필립스 장관이 말한다. "사람은 기능적 가치로 전락한다. 그 공간과 시간에는 말 그대로 그들이 누구인지는 중요하지 않다."

필립스는 지난주 스탠퍼드대 경영대학원 회의실에 모인 인간 수행 전문가들 중 한 명이었다. 동료 참가자들은 심장 외과의사, 전직 특수부대 요원, NBA 코치, 신경과학자, 영적 지도자들로, 주최자들이 이 초라한 모임을 어떻게 고치는지에 대해 "문샷 정상회담"이라고 부르는 것을 위해 모였다.

우리 대부분에게 비즈니스 미팅은 일반적으로 '달맞이 생각'과 관련된 웅장함에 크게 못 미친다. 실리콘 밸리 말로 우주 프로그램의 초기 시기를 나타내는 일종의 대담한 야망을 일컫는 말이다. 예를 들어 기후 변화와 같은 문제는 의심할 여지 없이 우리의 가장 훌륭하고 밝은 마음을 가질 자격이 있다... 하지만 미팅은?

회담은 평범했으며 그렇기 때문에 우리가 관심을 가질 만하다고 정상 회담 주최자들은 말한다. 아무리 고상한 인간의 노력이라도 정보를 교환하고 결정을 내리기 위해 사람들이 함께 모이는 능력에 의존한다. 그런 것들이 제대로 집행되지 않을 때 그 파장은 방 안에 있는 사람들을 훨씬 넘어서까지 확대될 수 있다.

"이러한 의견수렴은 고성능의 팀이나 조직의 매우 중요한 요소지만, 그것은 여러분이 그냥 지나칠 수 있는 것 중 하나이다."라고 고성능 컨설팅 회사인 Limal Collective의 공동 설립자 겸 파트너인 Andy Walsh는 말한다.

월쉬는 "경기장에서의 전술, 큰 비전, 그리고 그 모든 것에 초점을 맞추고 있다"고 말했다. "그러나 효과적으로 의사소통을 하지 않는다면, 정보를 공유하고 장벽을 허물지 못할 것이다. 나쁜 만남은 조직의 모든 나쁜 행동들을 위한 초점이 될 수 있다."

비록 그것이 보통 회의실에서는 분명하지 않을지 모르지만, 회의 기술은 지난 10년 동안 몇 가지 중요한 돌파구를 발견했다. 저겐 하이트만과 콜맨 루이즈 전 해군 특수작전사령관은 2003년 미국의 대테러 노력을 지휘한 뒤 시작된 미 합동작전 태스크포스(TF)의 작전과 정보(O&I) 브리핑에 대해 간략하게 설명했다. 90분간의 화상회의는 비록 일부 참가자들이 잠수함 속에 있고 다른 참가자들이 외딴 산초소 안에 있음에도 불구하고 매일 전세계 70곳에서 7,500명의 사람들을 성공적으로 소집했다.

Darpa는 현재 인위적으로 지능이 높은 '컴퓨터 기반 에이전트'에 대한 작업을 하고 있는데, 이 에이전트는 회의에 참석하여 인간 참가자들의 행동을 관찰하고, 의사 결정 과정이 잘못된 것으로 판단될 때 개입한다.

미국 국방고등연구계획국(Darpa)은 현재 단체들이 회의에서 결정을 내리도록 도와주는 인공 지능 도구인 성공 팀을 위한 인공지능(Assist)이라는 프로젝트를 진행하고 있다. 이 기관은 Asist를 회의에 참석하고, 인간 참가자들의 행동(언어적 등)을 관찰하고, 그들의 행동을 예측하고, 의사결정 과정이 궤도에 어긋난다고 판단할 때 개입하는 사회적으로 지적인 "컴퓨터 기반 에이전트"라고 묘사한다.

그러나 대부분의 조직들은 O&I 개요와 같은 모임을 나타내는 강력한 공유된 긴박감과 목적에 대한 슈퍼라이제이션 기술이나 더 중요한 접근권을 가지고 있지 않다. 가장 정교한 회의 도구는 관련된 참가자들 중 절반이 회의를 시간낭비로 보거나 회계부의 폴이 집에서 일하는 날에도 마이크를 음소거하지 않는다면 도움이 되지 않을 것이다.

달맞이 사격은 잊어버려라. 보잘것없는 비즈니스 회의의 가장 효과적인 해결책은 이미 마련되어 있다고 조직 전문가들은 말한다. 우리는 단지 그것들을 실행하기만 하면 된다.

솔트레이크시티의 로키산맥보건센터 조 앨런 조직심리학 교수 겸 회의효율성센터 소장은 "만남을 더 좋게 만들 수 있는 방법을 알고 있지만 사람들은 더 좋게 만들지 않는 쪽을 택한다"고 말했다.

앨런은 회의를 좋아한다. 그의 분석에 따르면 학술문학의 만남에 관한 연구논문과 책은 204권이다. 알렌은 47권을 썼으며, 그 중 미팅의 신기루를 포함했다. 회의에서의 인상 관리와 유머 스타일의 중요한 역할, 그리고 이제 우리는 어떻게 해야 할까? 잠깐...: 미팅 지연성의 프로세스 분석.

작년에 앨런과 그의 동료들은 학문적 문헌을 검토했고, 회의의 만족과 효과를 높이는 10개의 증거 지원 일반 원칙을 가지고 나왔다. 그는 그룹과 요약본을 공유했다.

꼭 있어야 할 사람들만 초대해. 참석자는 당면한 과제를 달성하는 데 필요한 전문지식이 있는 자로 제한해야 한다.

목표와 일치하도록 회의 일정을 정한다. 27분 안에 내용이 효과적으로 논의될 수 있다면 회의는 한 시간이면 안 된다.

너의 안건을 현명하게 사용하라. 사전에 회람된 세부 안건은 사람들이 준비할 수 있게 한다. 지키지 않으면 쓸모가 없어진다. 토론은 업무에 집중한다.

일찍 도착하거나 최소한 제 시간에 도착하십시오. 지각은 모든 사람의 시간을 낭비한다. 게다가, 연구는 회의 전 몇 분간의 잡담이 사람들이 나중에 토론에서 발언하는 것을 더 편하게 느끼도록 돕는다는 것을 보여준다.

나중에 보고하라. 회담 직후 지도자는 회의록과 행동 항목을 발송하고 이를 준수할 책임이 있는 사람들을 명확히 식별해야 한다.

이제, 불편한 질문을 해보자

회의에 관한 회의가 그냥 이메일이었을까?

순전히 정보 제공에 근거하여: 그럴 수도 있다. 하루의 첫 부분은 회의, 그룹 행동 등에 관한 다양한 발표로 보내졌고, 오후 동안 참가자들은 어떻게 하면 회의가 더 나아질 수 있는지에 대한 생각을 세뇌하기 위해 그룹으로 나누어졌다.

그룹 브레인스토밍 세션에서 참가자들은 창의적인 아이디어를 내놓았다. 즉, 모든 참가자들이 계층구조를 없애기 위해 일치하는 점프수트를 입도록 한다. 회의의 시작에 있어서의 내용을 거래하고, 동료가 서로의 아이디어를 제시하도록 강요한다. 참가자가 아이디어(이크)에 의해 스트레스를 받거나 흥분되는 경우를 모니터링할 열 지도를 진행자에게 제공한다. 회의를 운영하는 것이 주된 기능인 전문가 계층을 만들거나, 아니면 회의를 완전히 폐기하고 혼란이 일어나도록 내버려 두는 것이다.

그러나 만남의 혼란이라는 응집력이 있는 이론은 나타나지 않았다. 수집된 인재들이 풍부함에도 불구하고, 실행 가능한 회의 대체를 고안하는 데는 한 8시간 이상의 워크샵이 필요할 것이다. 그 고통스러운 주간 체크인은 여전히 너의 달력에 있다. 다음에 그가 집에서 일할 때 당신은 여전히 뒤에서 폴의 개를 들을 수 있을 것이다.

아마도 이 실험은 만남이 '문샷'식 사고방식의 이상적인 주제가 아니라는 생각을 강화시킨다. 월쉐는 고성능 훈련을 70%의 증거 기반 연습(선수, 숙면 및 영양, 미팅 참가자의 경우, 제때에 나타나서 의제를 고수), 20%의 실험 훈련, 10%의 아웃소싱(out-there)이라고 설명한다. 아마도 회의에도 같은 것이 적용될 수 있을 것이다 – 하지만 앨런과 다른 사람들이 지적했듯이, 대부분의 매니저들은 여전히 70%를 못박고 있다.

그러나 그들이 전혀 만나지 않았다면 무엇을 잃어버렸을 것인가? 왜 어떤 그룹의 사람들이 전문적인 환경에 모일까?

일부는 참가자들의 목록에 흥미를 느꼈고 새로운 협력자들을 만나는 것에 흥분했다. 다른 사람들은 이미 네트워크에 있는 사람들과 다시 연결하기를 원했다. 생계를 위한 모임에 치중하는 사람들에게는 귀중한 연구 기회였다. 그리고 몇몇은 하루 동안 사무실에서 나가고 싶어했다. 그리고 그 전선에서, 그 날은 성공적이었다.

사람들이 만나는 많은 이유들이 의제에 관한 정보와 무관하다. 좋은 만남은 모든 사람이 그 자리에 있고 싶어하는 곳이다.